本文首发于《招标采购管理》2025年第6期。

作 者：谢 蓉

作者单位：上海百通项目管理咨询公司

核心阅读：

本文引入项目管理常识体系，将招标采购活动分为规划决策、推行、履约管控和扫尾四个阶段，并结合某商业项目的招标采购风险管控方案进行研究。文章觉得，在明确项目风险的基础上，分阶段做好风险管控工作，可以有效控制采购风险，进一步提升采购效率。

1、前言

国企招标采购活动中会出现各种风险，这类风险一般具备不确定性和不可抗性，常规的风险管控方案不可以有效应用在所有种类的招标采购活动中，所以在招标采购前，应提前做好风险剖析及预案，努力将封控在最小范围内，方可保障采购的顺利拓展和企业好利益。

本文以某国企的某商业项目开始营业橱窗招标采购为例，结合项目管理理论，将招标采购活动分为规划决策、推行、履约管控和扫尾四个阶段，并进行不同阶段的实质应用剖析。该项目坐落于当地要紧金融科技区，为了烘托开始营业环境和增强外立面视觉成效，需运用符合开始营业环境的艺术设计来塑造高档商业性的外立面橱窗。招标需要和事情于2025年6月提出，需要在8月开始营业前完成，因为该采购事情未列入原年度采购计划，属临时新增项，时间紧、任务重，对招标采购管理是非常大的考验。

2、规划决策阶段的风险管理与项目应用剖析

规划决策阶段是整个招标采购管理工作的第一步，也是拓展后续管理工作的基础。该阶段的重点是明确采购需要和采购目的，做出采购决策，并设计初步的采购策略。

（一）风险剖析

采购需要的确定基于国企的内外部环境，环境的变化将致使招标采购的内容、数目和标准等需要也发生变化，企业可能面临着资源浪费或招标采购重复性工作的风险。与其他风险成因相比，国企内外部环境变化所带来的风险非常难控制。假如在规划决策阶段可以合理有效运用项目管理常识体系，将会为招标采购目的系统打造的准确性和采购策略设计的科学性奠定要紧基础。

（二）风险管控方案

1.明确采购需要信息

依托项目基本状况，做好市场调查活动。项目基本状况包括资金来源、项目规模、技术指标等基础信息。规划决策阶段应做到描述明确且准确，最好对招标内容和范围进行量化，防止模棱两可的表述，不然后期比较容易致使合同双方的理解偏差和争议，处置这类争议不只耗费人力物力，还会消耗不少的时间本钱。

2.确定合理且有推广竞价空间的采购预算

前期可以通过网上信息价搜索及实体店价格询问等方法采集市场信息，也可以同步在企业内拓展调查工作，对标相同种类项目，通过指标测算确定合理且有推广竞价空间的采购预算。

3.看重风险意识的培养

风险意识培养要从每个层面着手，特别是领导层，领导层具备决策权，对招标采购管控有着至关关键的影响。规划决策阶段应前置化与领导层的交流，提前做好交流确认，降低推行阶段出现采购目的方向变化的状况，防止影响招标采购进度。

（三）项目应用剖析

对于某商业项目开始营业橱窗采购，需重点关注四方面内容。

一是确定基本需要信息。采购内容包括5个橱窗点位，承办方需依据需要提供整体创意设计展示策略、安装搭建、现场维护、撤场等，创意原则需要整体偏暖色调且橱窗形成系列感，橱窗展陈时间为1年。

二是预估采购预算。因为不同项目的设计策略和推行工艺不同，没办法简单进行预算金额对标，参考企业内部相同种类的2025年橱窗采购项目，初步选取橱窗面积为对标指标，通过面积折算，并结合本项目市场调查状况，确定采购预算为78万元，预算测算较为合理。

三是采购基本需要确定后，通过在当地拓展小范围的橱窗设计公司摸排活动，确保市场上有足够数目的潜在投标单位，防止出现市场上满足条件的投标单位过少的状况，从而为后续招标采购活动的顺利拓展打下基础。

四是在做出最后决策之前一直与领导层维持有效交流，确保采购需要和目的的准确性，并减少后期采购需要变动的可能性。

3、推行阶段的风险管理与项目应用剖析

推行阶段是招标采购活动中工作量最大的环节，通过招标采购确定中标单位，签订实行合同。该阶段程序较多且涉及范围较广，重点要做到严格管理、择优选出比较合适的中标单位。

（一）风险剖析

国企招标采购中仍存在着招标采购文件审察不严格、评标定标监管不到位等现象，应严格杜绝。同时，招标采购是一项专业性非常强的工作，不但需要招标采购职员（以下简称招采职员）拥有扎实的专业常识，还需要拥有较强的突发状况处置能力，但在实质工作中，一些招采职员业务不熟、法规不懂且应变能力不强，无形中增加了招标采购风险的发生几率。

（二）风险管控方案

1.提高招采职员专业能力

招采职员要深刻理解国家、地办法律法规及企业招采规范，在此基础上做到灵活应用。同时，制定并细化规划阶段的采购策略，只有采购策略切实可行，后期各项工作才能顺利拓展。

2.加强招标采购重点节点监查力度

管理职员应严格监督招标采购推行活动，合理设置管理的重点节点，如入围单位资格审察、评标过程和定标结果审核等，原则是确保重点节点符合项目规模和需要，同时符合法律法规需要，能有效防范风险。

3.做好合同授与和交底环节管理

由招采职员牵头主持，中标人、采购需要部门、业务部门及其他有关职员一同参与。在合同签约前，分解合同内容，让各参与方了解合同核心条约和技术验收标准，明确各方责任义务，在合同确认无异议的状况下再组织签约。

（三）项目应用剖析

一是拟定采购策略。依据企业采购规范，橱窗采购项目使用邀请招标。依据采购完成节点，倒排招标采购时间（见表1）。为保证橱窗的落地成效，投标单位入围资格需要设置为近两年具备两个及以上的橱窗服务或美陈服务有关营业额。评标方法使用综合评审法，总分100分，其中技术分60分、商务分40分。技术标评审原因以橱窗设计策略和工艺成效为评分重点，尽量选择出最符合项目调性、具备高档商业性的设计策略。

二是将入围单位资格审察、评标过程确定为招标采购管理的重点节点并加大审察。严查招标文件中设置有不合理条约、投标单位不符合入围条件但仍然入围、入围投标单位之间有利益关联、评标时应当否决但未否决等状况，一旦发现，立即叫停并责令改正。经审察，橱窗采购中未出现上述状况，共有4家单位成功入围，且均未触及否决投标条约，评标打分及大全也无误，最后确定某文化传播公司为中标人。

三是合同签署前，招采职员召开合同交底会，向乙方项目负责人申明有关内容：不能更换团队主创职员，对接业务职员需要准时响应业主需要；
橱窗施工需在8月20近日完成，8月21日需要出街，乙方需要合理安排节点管控计划和施工搭建计划，不能耽误出街节点；
橱窗展示期间需按期维护，出现损毁应在24小时内安排职员修复；
考虑到疫情防控需要，乙方需做好疫情防控应对预案，不能耽误施工工期。甲乙双方均明确表示已知道各自责任义务并承诺会严格按合同实行，合同履行中未出现争议。

4、履约管控阶段的风险管理与项目应用剖析

履约管控阶段主如果监督并规范中标人履约行为，确保合同约定的工作内容顺利实行。该阶段工作内容主要包含合同推行成效管理、合同管理等方面。

（一）风险剖析

招采职员在完成采购工作后，合同的实行和对接便转移给业务部门和中标人。因为业务部门风险管控意识不强，合同履行中有时会出现未严格按合同实行的状况，如用合同清单中未出现的清单项、付款不准时、中标人的服务水平达不到验收标准等。这类问题不但影响合同的正常履行，还会给后期的巡查、审计等埋下很大的风险隐患。

（二）风险管控方案

1.加大合同实行部门和员工的风险意识

对管理职员、招采职员和有关业务职员拓展风险辨别与管理培训，提升其合规意识和风险意识。管理职员需加强合同履约检查力度，对乙方实行水平和金额支付状况按期跟踪，并整理梳理检查成就，剖析其中的不足或违规之处，为未来的合同管理提供经验教训。

2.打造并健全中标单位履约评价规范

履约评价应在合同实行完毕后准时拓展，对于重大项目合同，可以在合同中约定工作量完成约50%时增加一次中期评价。评价方法主要采取“合格+打分制”，评价原因可包括中标单位配合意愿、服务主动性、服务品质、服务成效等，业务部门和管理职员、招采职员均应参与评价。对于评价不合格的中标单位，准时召开约谈会并作出处罚；
对于评价合格且得分较高的单位，增加其参与后续投标的机会或价格评分时予以肯定打折。

3.政府部门应主动担起国企采购监管的主导角色

有关政府部门应积极履行职责，主动担起国企采购监管主导角色。在监管采购、履约行为过程中，政府部门要严格遵循法律法规，多方位拓展监管工作，确保招标采购的规范性。

（三）项目应用剖析

一是在合同签署完成后，由招采职员牵头，按期组织橱窗合同的用法部门参与合同实行和管理培训，先后组织了2次培训，重点培训合同履约需要注意的地方和风险防范意识，反复重申合同范围、内容和验收结算标准，强调若乙方提交的付款申请达不到合同约定的验收标准，坚决不予结算。同时，需要管理职员也按期参与检查，未发现违规之处。

二是合同实行完毕后，立即拓展履约评价，对乙方响应效率、橱窗成品质感和成效进行综合打分，最后乙方获得74.5分，评价合格。

5、扫尾阶段的风险管理与项目应用剖析

扫尾阶段是招标采购管理的最后一环，该阶段的主要工作是验收招标采购工作内容，并出货工作成就。同时，回顾、大全招标采购中的问题，剖析问题缘由，并进行有效处置。

（一）风险管控方案

1.复核

对招标采购工作内容和工作量进行复核，确保所有成就达到验收标准，复核无误后组织出货工作。假如招标采购中发生奖惩或索赔，需要准时处置，不可故意拖延。

2.归档

对招标采购资料、信息进行整理，打造全过程记录档案，并做好档案维护工作，以便捷日后查看和抽检。

3.总结

整理招标采购过程和工作成就，并进行科学评估，总结经验和吸取教训，为后续招标采购工作提供参考和借鉴。

（二）项目应用剖析

开始营业橱窗项目从决策到合同实行，项目管理常识体系的融入致使整个过程未出现工作反复和双方争议状况，前期工作的每一步都为后续步骤打下坚实基础，大大提升了采购时效。依据采购计划，采购活动提前6天完成，为橱窗施工预留了充足时间。

6、结论

上述项目应用证明，在国企采购中引入项目管理常识体系，将招标采购活动划分为规划决策、推行、履约管控和扫尾四个阶段，分阶段对招标采购进行管理，可以大大降低采购风险，提升采购时效，保障采购的公平公正和顺利推行。